Condizioni generali di servizio

Versione 1 del [[DA DECIDERE: data di entrata in vigore]] · PDF di questa versione

Art. 1 – Chi siamo e definizioni

1.1. Il servizio QMail365 è fornito da Virtual Solution S.r.l., con sede in Via San Mama 113, 48121 Ravenna (RA), P.IVA IT01480930393, REA RA-162537, capitale sociale € 10.000 i.v., PEC virtualsolution@pec.it, email info@qmail365.com, telefono [[DA SVILUPPARE: numero di telefono del venditore (art. 49 c.1 lett. c Cod. Consumo), dall'emittente della fatturazione e dall'inventario del sito]] («Fornitore», «noi»).

1.2. In queste condizioni:

• Servizio: la posta elettronica in abbonamento descritta all'art. 2, con il pannello di gestione all'indirizzo https://app.stg.qmail365.com.
• Cliente: chi conclude il contratto con il Fornitore. Può essere un'impresa, un professionista, un ente o una pubblica amministrazione («Cliente professionale») oppure una persona fisica che agisce per scopi estranei alla propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale («Consumatore»).
• Amministratore: la persona che il Cliente indica per gestire il proprio account.
• Utente: ogni persona a cui il Cliente assegna una casella.
• Posto: il diritto di attivare una casella. Il Cliente paga i Posti acquistati, non le caselle effettivamente attive.
• Piano: l'insieme di funzioni e limiti acquistato (ad esempio Professional o Enterprise), come descritto nel listino in vigore al momento dell'ordine.
• Periodo: il mese o l'anno di fatturazione scelto nell'ordine.
• Rivenditore: un soggetto terzo che rivende il Servizio con il proprio marchio (art. 24).
• Supporto durevole: un'email o un file (ad esempio PDF) che il Cliente può conservare e riprodurre senza modifiche.

Art. 2 – Oggetto del contratto

2.1. Il Fornitore mette a disposizione del Cliente, secondo il Piano scelto:

• caselle di posta accessibili con IMAP, POP3 e SMTP autenticato, dalla webmail e dai client compatibili;
• calendari e contatti (CalDAV, CardDAV) e sincronizzazione con i telefoni;
• filtro antispam e antivirus sulla posta, con cartella spam e quarantena;
• se inclusi nel Piano o acquistati come opzione: l'assistente AI (art. 16), l'invio di file grandi tramite link (art. 17) e l'archivio legale (art. 18).

2.2. Le funzioni incluse in ciascun Piano, lo spazio per casella e i limiti (ad esempio il numero di invii) sono quelli del listino pubblicato al momento dell'ordine e riportati nel riepilogo dell'ordine. Il listino in vigore al momento dell'ordine fa parte del contratto.

2.3. Il contratto è formato da: l'ordine con il riepilogo confermato; queste condizioni; la Politica di uso accettabile; il documento «Recesso, disdetta e rimborsi»; il listino; per i soli Clienti professionali, l'accordo sul trattamento dei dati (art. 19) e l'approvazione specifica dell'art. 29. Se due documenti sono in contrasto prevale, nell'ordine: l'ordine; l'accordo sul trattamento dei dati per la protezione dei dati; il documento «Recesso, disdetta e rimborsi» per i suoi temi; queste condizioni; la Politica di uso accettabile. Nessuna regola di prevalenza può ridurre i diritti che la legge riconosce al Consumatore. Per il Consumatore fanno parte del contratto anche il riepilogo mostrato subito prima del pulsante d'ordine (art. 3.3) e la conferma su Supporto durevole (art. 3.5).

2.4. I dati delle caselle sono conservati su infrastruttura gestita dal Fornitore in Italia. I fornitori esterni che trattano dati per nostro conto sono indicati nell'elenco dei sub-responsabili (art. 19).

2.5. Il Servizio non è un servizio di conservazione digitale a norma (Codice dell'amministrazione digitale) né un servizio fiduciario qualificato, e non è una casella di posta elettronica certificata (PEC).

Art. 3 – Come si conclude il contratto

3.1. Prima dell'ordine queste condizioni, la Politica di uso accettabile, il documento «Recesso, disdetta e rimborsi» e l'informativa privacy per i clienti sono consultabili su https://stg.qmail365.com e si possono scaricare e stampare in PDF [[DA SVILUPPARE: testo e pagina dell'informativa privacy per i clienti]]. Ogni testo ha un numero di versione e una data, indicati in testa alla pagina e in calce a ogni pagina del PDF; le versioni precedenti restano consultabili in PDF. Con l'ordine registriamo le versioni accettate. Il contratto si conclude in italiano o in inglese, secondo la lingua scelta. Il Fornitore non aderisce a codici di condotta [[DA DECIDERE]].

3.2. L'acquisto online segue questi passaggi:

1. scelta del tipo di cliente, «Privato (consumatore)» oppure «Azienda o professionista», e del Paese di residenza o di sede (art. 3.7); da questa scelta dipendono i prezzi mostrati, IVA inclusa per il Consumatore;
2. scelta del Piano, del Periodo, del numero di Posti e delle eventuali opzioni;
3. indirizzo email dell'Amministratore, con il link all'informativa privacy;
4. verifica dell'indirizzo email con un codice monouso;
5. dati di fatturazione (il regime IVA dipende da questi dati);
6. solo per i Clienti professionali: approvazione specifica delle clausole dell'art. 29 [[DA SVILUPPARE]];
7. riepilogo dell'ordine (art. 3.3), con la casella non preselezionata per accettare queste condizioni e il documento «Recesso, disdetta e rimborsi» nella versione in vigore, il link all'informativa privacy e, per il Consumatore che lo deve scegliere, la richiesta di esecuzione immediata (art. 20.3); poi il pulsante d'ordine;
8. inserimento del metodo di pagamento sulla pagina ospitata da Stripe.

Fino al pulsante d'ordine il Cliente può tornare indietro e correggere scelte e dati.

3.3. Il pulsante con cui il Cliente si obbliga sta nella pagina di riepilogo e dice «Ordina con obbligo di pagamento», anche quando il Piano prevede una prova gratuita. Subito sopra il pulsante il riepilogo indica: caratteristiche del Piano e Posti; prezzo per Periodo e al mese, per il Consumatore IVA inclusa, e per l'abbonamento annuale il totale addebitato per l'anno; data del primo addebito; rinnovo automatico; assenza di una durata minima; dove si disdice e dove si recede. La pagina di Stripe che segue serve solo a inserire il metodo di pagamento [[DA VERIFICARE con l'avvocato: ammissibilità del pulsante della pagina di Stripe dopo il nostro]].

3.4. Il contratto si conclude quando Stripe conferma il metodo di pagamento: il pagamento o, se il Piano ha una prova gratuita o se il primo addebito è rinviato (art. 20.3), la registrazione della carta. Prima di quel momento non viene creato alcun account.

3.5. Subito dopo la conclusione, e prima che il servizio a pagamento inizi, inviamo all'indirizzo verificato una conferma su Supporto durevole: un unico PDF con il riepilogo dell'ordine, la data del primo addebito, queste condizioni e gli altri documenti dell'art. 2.3 nella versione accettata e, per il Consumatore, le informazioni e il modulo per il recesso con l'indirizzo della funzione di recesso e la scelta fatta sull'esecuzione immediata [[DA SVILUPPARE: oggi arrivano solo l'invito dell'Amministratore e la ricevuta di Stripe]]. Dopo la conferma arriva l'invito ad attivare l'account dell'Amministratore.

3.6. Il Fornitore archivia il testo del contratto concluso con la versione delle condizioni accettata. Il Cliente può consultare l'ordine, la versione accettata e le fatture dal pannello [[DA SVILUPPARE: oggi il pannello mostra le fatture tramite il portale di Stripe, non l'ordine né la versione accettata]].

3.7. Chi sceglie «Privato (consumatore)» acquista come Consumatore e dichiara di essere maggiorenne. Chi sceglie «Azienda o professionista» dichiara, con una casella non preselezionata, di agire per scopi professionali; se in Italia non indica una partita IVA, gli chiediamo di confermare la scelta o di passare a «Privato (consumatore)». La dichiarazione non toglie le tutele di legge a chi è di fatto un Consumatore.

Art. 4 – Account e Amministratore

4.1. L'Amministratore gestisce l'account: domini, caselle, Utenti, Posti, Piano e metodo di pagamento. Il Cliente risponde delle azioni dell'Amministratore e degli Utenti che ha autorizzato.

4.2. L'accesso al pannello è personale. Gli Amministratori del Cliente accedono con il secondo fattore di autenticazione o con una passkey. Il Cliente protegge le credenziali e ci avvisa senza ritardo se sospetta un accesso abusivo.

4.3. Per creare caselle e inviare posta serve un dominio di cui il Cliente dimostri il controllo con la verifica DNS indicata nel pannello.

4.4. Il Cliente fornisce dati di fatturazione veri e li tiene aggiornati.

Art. 5 – Piani, Posti e spazio

5.1. Il Cliente può attivare tante caselle quanti sono i Posti acquistati. Oltre quel numero il pannello propone di aggiungere Posti.

5.2. Il numero minimo di Posti dipende dal Periodo ed è indicato nel listino [[DA DECIDERE: oggi 5 con il mensile, 1 con l'annuale]]. Oltre [[DA DECIDERE: oggi 200]] Posti l'acquisto avviene con un'offerta commerciale.

5.3. Ogni casella ha lo spazio incluso nel Piano. Lo spazio si può aumentare con le espansioni acquistabili per singola casella, fino al massimo previsto dal Piano.

5.4. Se peggioriamo i limiti di un Piano, la modifica si applica ai Clienti già abbonati solo nei modi dell'art. 25. I limiti possono invece essere migliorati in ogni momento.

Art. 6 – Prova gratuita

6.1. Se il listino la prevede, la prova gratuita dura 30 giorni dalla conclusione del contratto. Per attivarla serve una carta di pagamento valida. [[DA DECIDERE: una sola prova per Cliente o per dominio, e come si controlla; oggi nessun controllo]]

6.2. Durante la prova, e per gli invii fino al primo pagamento riuscito, valgono limiti di sicurezza più bassi, indicati prima dell'ordine: [[DA DECIDERE: valori da pubblicare; oggi al massimo 10 caselle, 50 invii all'ora e 3.000 al mese per l'intero account, niente file grandi tramite link]]. Se i Posti acquistati superano il massimo di caselle della prova, i Posti in più si possono attivare dopo il primo pagamento.

6.3. Al termine della prova l'abbonamento continua automaticamente come abbonamento a pagamento e la carta viene addebitata per il primo Periodo. Prima dell'ordine indichiamo la data del primo addebito e l'importo, per il Consumatore IVA inclusa [[DA SVILUPPARE: oggi il riepilogo mostra i giorni di prova e l'importo, non la data]]. Se il Consumatore non chiede l'esecuzione immediata, il primo addebito non avviene mai prima della fine del periodo di recesso (art. 20.3).

6.4. Per evitare l'addebito basta disdire prima della fine della prova (art. 8). Se alla fine della prova non c'è un metodo di pagamento, l'abbonamento si chiude senza addebiti. Se c'è ma l'addebito non riesce, si applica l'art. 10.

6.5. Almeno 7 giorni prima della fine della prova inviamo all'Amministratore un avviso con la data e l'importo del primo addebito e il modo per disdire [[DA SVILUPPARE: oggi non è implementato]].

Art. 7 – Prezzi, IVA e pagamento

7.1. I prezzi sono in euro, per Posto e per Periodo, come da listino. Per i Clienti professionali sono indicati IVA esclusa. Al Consumatore il prezzo finale con l'IVA inclusa è mostrato nel listino e nel riepilogo, prima dell'ordine; per l'abbonamento annuale il totale addebitato per l'anno ha almeno lo stesso rilievo dell'equivalente mensile [[DA SVILUPPARE: oggi il listino del sito e di /acquista dice solo «Prezzi IVA esclusa»]].

7.2. L'IVA si applica secondo la legge, in base ai dati di fatturazione e alla verifica della partita IVA nel sistema VIES. Al Consumatore residente nell'Unione europea si applica l'IVA italiana finché le vendite a distanza del Fornitore a consumatori di altri Stati UE restano entro la soglia annua di legge (10.000 €, art. 7-octies DPR 633/1972); oltre la soglia, o dall'adesione al regime OSS, si applica l'IVA del Paese del Consumatore. Il Servizio non si vende online ai Consumatori residenti fuori dall'Unione europea. [[DA DECIDERE con il commercialista: adesione al regime OSS subito o al superamento della soglia; Paesi SEE]]

7.3. Il pagamento avviene con carta tramite Stripe. Il Fornitore non riceve né conserva i dati della carta. [[DA DECIDERE: addebito SEPA]]

7.4. Il canone si paga in anticipo all'inizio di ogni Periodo. Le fatture elettroniche sono emesse dopo il pagamento e inviate al Sistema di Interscambio quando richiesto dalla legge. La copia di cortesia è disponibile nel pannello. Al Consumatore residente in Italia inviamo la copia in PDF per email; l'originale della fattura elettronica è nella sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate. Una prova gratuita non genera fattura.

7.5. I prezzi in vigore per un Cliente non cambiano durante il Periodo in corso. Le variazioni per i Periodi successivi seguono l'art. 25.

7.6. Se il passaggio all'IVA di un altro Paese (art. 7.2) aumenta il prezzo finale del Consumatore, lo comunichiamo su Supporto durevole con almeno 30 giorni di anticipo: il nuovo prezzo vale dal Periodo successivo e il Consumatore può recedere senza costi prima che abbia effetto. Se il prezzo finale scende, lo applichiamo dal Periodo successivo senza preavviso. [[DA VERIFICARE con l'avvocato: art. 33 c.2 lett. o e c.4 Cod. Consumo]]

Art. 8 – Rinnovo automatico e disdetta

8.1. L'abbonamento si rinnova automaticamente alla fine di ogni Periodo per un Periodo della stessa durata, salvo disdetta.

8.2. Il Cliente può disdire in ogni momento dal pannello, senza preavviso minimo, in due passaggi: «Disdici l'abbonamento» e poi «Conferma disdetta». Riceve subito una conferma su Supporto durevole. La disdetta ha effetto alla fine del Periodo in corso e fino ad allora il Servizio resta attivo; fino a quella data il Cliente può revocarla con «Annulla disdetta». [[DA DECIDERE con l'avvocato: applicabilità del DL 7/2007 «Bersani» (preavviso massimo 30 giorni, recesso anticipato) all'abbonamento annuale]]

8.3. Prima di ogni rinnovo inviamo all'Amministratore un avviso con la data e l'importo del rinnovo e il modo per disdire: per l'abbonamento annuale 30 giorni e 7 giorni prima; per l'abbonamento mensile del Consumatore 7 giorni prima. Per la fine della prova vale l'art. 6.5 [[DA SVILUPPARE: oggi non è implementato]]. Se l'avviso di 30 giorni prima del rinnovo annuale non è stato inviato, il Consumatore può recedere dal contratto rinnovato in ogni momento, senza costi (art. 65-bis Cod. Consumo) [[DA VERIFICARE con l'avvocato: importo da rimborsare]].

8.4. I canoni già pagati per il Periodo in corso non si rimborsano, salvo: il recesso del Consumatore (art. 20.3); i casi dell'art. 25; gli errori di addebito; i rimedi di legge per il difetto di conformità del servizio (artt. 135-octies e seguenti del Codice del Consumo) e gli altri casi previsti dalla legge.

Art. 9 – Aumenti e riduzioni

9.1. Aumenti (Posti in più, Piano superiore, espansioni di spazio, passaggio dal mensile all'annuale): si attivano subito. L'importo, proporzionato ai giorni che restano nel Periodo, viene addebitato subito. Il pannello lo mostra prima della conferma.

9.2. Riduzioni (meno Posti, Piano inferiore, meno espansioni): valgono dal Periodo successivo, senza rimborsi né crediti per il Periodo in corso. Una riduzione non è accettata se l'uso attuale supera il nuovo limite: prima vanno eliminate le caselle o liberato lo spazio in eccesso.

9.3. I cambi di Piano e di Posti si fanno solo dal pannello del Fornitore.

Art. 10 – Mancato pagamento

10.1. Se un pagamento non va a buon fine, avvisiamo l'Amministratore e il Servizio resta attivo per 7 giorni dal primo pagamento non riuscito.

10.2. Trascorsi i 7 giorni il Servizio viene sospeso:

• invio e accesso alle caselle si fermano;
• la posta in arrivo continua a essere ricevuta per 30 giorni dall'inizio della sospensione; dopo, i messaggi sono rifiutati al mittente;
• l'Amministratore può sempre accedere alla pagina di pagamento.

10.3. Il pagamento del dovuto toglie subito la sospensione.

10.4. Dopo 90 giorni dal primo pagamento non riuscito senza regolarizzazione il contratto si risolve e si applica l'art. 21.

10.5. Se il Cliente contesta un addebito con la propria banca (chargeback), il Servizio è sospeso finché la contestazione non è chiusa. La sospensione non si applica se il Fornitore riconosce che l'addebito era errato.

10.6. Ogni avviso di sospensione indica l'importo dovuto, il motivo e il modo per regolarizzare.

Art. 11 – Livelli di servizio, sicurezza e manutenzione

11.1. Facciamo il possibile, secondo la diligenza professionale, per mantenere il Servizio disponibile e sicuro. Non garantiamo un servizio senza interruzioni.

11.2. Livello di disponibilità garantito: [[DA DECIDERE: percentuale, metodo di misura ed esclusioni; crediti di servizio come unico rimedio solo per i Clienti professionali]]. Finché non è indicato qui o nell'ordine, nessuna percentuale è garantita.

11.3. La manutenzione programmata che può causare interruzioni è comunicata con almeno [[DA DECIDERE: N giorni]] di anticipo, quando possibile nelle fasce [[DA DECIDERE]]. Gli interventi urgenti di sicurezza possono avvenire senza preavviso.

11.4. Facciamo copie di sicurezza periodiche di caselle, calendari e contatti per il ripristino in caso di guasto. Le copie non sono garantite complete né sostituiscono l'archivio legale o un backup del Cliente. [[DA DECIDERE: se promettere il ripristino self-service («Mail Time Machine», ADR-0024) e con quali limiti]]

11.5. Il supporto è disponibile ai canali e negli orari indicati nel pannello [[DA DECIDERE: canali, orari, tempi di prima risposta]].

11.6. Se un incidente di sicurezza significativo può avere effetti sul Servizio del Cliente, lo informiamo senza ingiustificato ritardo, come richiesto dalla normativa sulla sicurezza delle reti (D.Lgs. 138/2024, NIS2) [[DA VERIFICARE: qualifica NIS2 e registrazione ACN]]. Le violazioni dei dati personali seguono l'accordo sul trattamento dei dati.

11.7. Garanzia legale di conformità. Verso il Consumatore il Fornitore risponde dei difetti di conformità del servizio digitale che si manifestano durante tutta la durata del contratto, secondo gli artt. 135-octies e seguenti del Codice del Consumo: il Consumatore ha diritto al ripristino della conformità senza costi o, nei casi previsti, alla riduzione del prezzo o alla risoluzione del contratto. [[DA VERIFICARE con l'avvocato: termine di prescrizione per un servizio digitale a fornitura continuativa]]

Art. 12 – Obblighi del Cliente e uso consentito

12.1. Il Cliente usa il Servizio nel rispetto della legge e della Politica di uso accettabile e la fa rispettare dagli Utenti. In particolare non è consentito:

• inviare comunicazioni commerciali senza la base giuridica richiesta dalla legge, né messaggi indesiderati in massa;
• inviare o conservare malware, materiale illecito o contenuti che violano diritti di terzi;
• fare phishing, falsificare il mittente o usare domini su cui non si hanno diritti;
• aggirare i limiti di invio o le misure di sicurezza;
• rivendere il Servizio senza un accordo da Rivenditore.

12.2. Per i dati personali trattati nelle caselle il Cliente professionale è titolare del trattamento e garantisce di avere informato gli Utenti, ad esempio sulle regole d'uso della posta aziendale e sui controlli consentiti dalla legge sul lavoro.

12.3. Il Cliente risponde dei contenuti dei messaggi e dei file inviati con il Servizio.

Art. 13 – Antispam, filtri, moderazione e reclami

13.1. Il Servizio analizza in modo automatico la posta per proteggere Clienti e destinatari:

• filtri antispam e antivirus, anche con modelli di apprendimento automatico eseguiti sull'infrastruttura del Fornitore;
• quarantena e cartella spam;
• limiti di invio per casella e per account, all'ora, al giorno e al mese;
• riduzione o blocco degli invii anomali, ad esempio da un account compromesso.

13.2. Questi controlli usano le intestazioni, il contenuto e la reputazione dei messaggi. Possono sbagliare: un messaggio legittimo può finire nello spam o in quarantena, o essere rifiutato. Il Cliente può controllare la quarantena e rilasciare i messaggi secondo i permessi del pannello. I messaggi in quarantena si cancellano dopo 30 giorni.

13.3. Il Fornitore non sorveglia il contenuto della posta per cercare attività illecite. Il personale del Fornitore accede al contenuto di un messaggio solo per un motivo registrato nel registro delle attività (ad esempio una segnalazione di abuso o una richiesta di assistenza del Cliente).

13.4. Le restrizioni decise in modo automatico sono indicate come tali. I reclami contro una decisione di moderazione (blocco, limitazione, sospensione, rimozione di un file) si inviano a info@qmail365.com o, per i file e i link, dalla webmail. Li esamina una persona e la risposta è motivata. La Politica di uso accettabile descrive misure, soglie e procedura.

Art. 14 – Sospensione da parte del Fornitore

14.1. Possiamo sospendere in tutto o in parte il Servizio, una casella, una funzione o un dominio:

• per mancato pagamento o contestazione dell'addebito (art. 10);
• in caso di grave violazione dell'art. 12 o della Politica di uso accettabile, anche solo sospetta sulla base di indizi concreti, ad esempio un invio massivo di spam o un account compromesso;
• su ordine di un'autorità;
• per un rischio concreto alla sicurezza della piattaforma o di altri clienti.

14.2. La sospensione è limitata a quanto serve e dura finché la causa non è rimossa. Salvo urgenza la comunichiamo prima e, in ogni caso, al più tardi quando ha effetto, la motiviamo su Supporto durevole: misura e durata, fatti e circostanze, se è stata decisa o individuata con mezzi automatici, base contrattuale o di legge, come presentare reclamo (art. 17 Reg. UE 2022/2065). Non diamo la motivazione solo quando lo vieta un ordine dell'autorità.

14.3. La sospensione non cancella i dati.

Art. 15 – Posta in arrivo durante la sospensione

15.1. Con una sospensione diversa dal mancato pagamento la posta in arrivo continua a essere ricevuta e conservata, salvo un diverso ordine di un'autorità o un rischio per la sicurezza.

Art. 16 – Assistente AI

16.1. L'assistente è un sistema di intelligenza artificiale. Non è una persona. L'interfaccia lo dichiara in modo permanente.

16.2. L'assistente spiega cosa succede alla posta usando i metadati: registri di consegna, esiti dell'antispam, quarantena, configurazione DNS. Legge il testo di un messaggio solo se l'Utente lo chiede esplicitamente per quel messaggio; la lettura è registrata.

16.3. Prima di uscire dalla nostra infrastruttura, i dati diretti a un modello esterno sono pseudonimizzati. L'invio in chiaro è possibile solo se il Fornitore ha abilitato quel fornitore AI e l'Utente lo ha attivato. Usiamo solo i fornitori AI dell'elenco dei sub-responsabili, con le garanzie per i trasferimenti indicate lì. [[DA DECIDERE prima della pubblicazione: oggi in produzione il fornitore predefinito è DeepSeek tramite la sua API, con dati pseudonimizzati, senza DPA firmato e senza base di trasferimento verso la Cina; proposta: escludere DeepSeek via API originale e le rotte gratuite di OmniRoute per i dati dei Clienti]]

16.4. Ciò che l'assistente può vedere e fare lo decidono i permessi dell'Utente, non il modello. Le azioni proposte, come rilasciare un messaggio dalla quarantena, richiedono la conferma dell'Utente.

16.5. Le risposte sono generate automaticamente e possono contenere errori. Non sono consulenza legale o tecnica. L'Utente le verifica prima di prendere decisioni importanti. [[DA DECIDERE: marcatura dei testi generati, art. 50(2) Reg. UE 2024/1689, entro il 2 dicembre 2026]]

16.6. Le conversazioni con l'assistente si cancellano dopo 30 giorni.

16.7. Il Cliente può chiedere all'assistenza di disattivare l'assistente per il proprio account [[DA SVILUPPARE: interruttore del Cliente nel pannello; oggi l'assistente dipende dal Piano e lo può spegnere solo la piattaforma]].

Art. 17 – File grandi tramite link

17.1. Se il Piano lo prevede, l'Utente può allegare file grandi, che vengono caricati sulla piattaforma e condivisi come link a una pagina di download.

17.2. I file sono controllati dall'antivirus prima della condivisione pubblica; alcuni tipi di file attivi non si possono condividere con un link pubblico. I file scadono alla data scelta dall'Utente, entro il massimo del Piano (oggi 30 giorni), e poi vengono cancellati.

17.3. Chiunque può segnalare un file illecito con il pulsante «Segnala» nella pagina di download o scrivendo all'indirizzo per le segnalazioni della Politica di uso accettabile. Confermiamo la ricezione delle segnalazioni fatte con il pulsante, decidiamo con diligenza e comunichiamo la decisione motivata a chi ha segnalato, se ha lasciato un recapito, e al Cliente.

Art. 18 – Archivio legale (opzionale)

18.1. Se acquistato, l'archivio conserva una copia immutabile dei messaggi consegnati alle caselle del Cliente e di quelli spediti, per il periodo scelto dal Cliente da 1 a 10 anni. Non sono archiviati i messaggi rifiutati o trattenuti in quarantena dall'antispam, né quelli rilasciati in seguito dalla quarantena [[DA VERIFICARE: comportamento sui messaggi rilasciati, ADR-0023]]. Durante il periodo di conservazione le copie non si possono modificare né cancellare, neppure dal Fornitore.

18.2. Il Cliente sceglie la durata della conservazione e ne risponde rispetto ai propri obblighi di legge e di privacy. L'archivio non è conservazione a norma ai sensi del Codice dell'amministrazione digitale.

18.3. L'archivio resta per tutto il periodo di conservazione anche dopo la fine del contratto (art. 21.5). [[DA DECIDERE: costo dell'archivio dopo la fine del contratto e modalità di accesso del Cliente per esportarlo]]

Art. 19 – Protezione dei dati

19.1. Per i dati contenuti nelle caselle del Cliente professionale, il Cliente è titolare e il Fornitore è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). L'accordo sul trattamento dei dati (DPA) è accettato con queste condizioni e ne fa parte.

19.2. Il Cliente professionale autorizza in via generale i sub-responsabili dell'elenco pubblicato su [[DA DECIDERE: URL dell'elenco]]. Comunichiamo ogni modifica con almeno [[DA DECIDERE: 30]] giorni di anticipo e il Cliente può opporsi secondo il DPA.

19.3. I dati del Cliente come contraente (ordine, fatturazione, contatti, pagamenti) sono trattati dal Fornitore come titolare, secondo l'informativa privacy per i clienti su https://stg.qmail365.com/privacy/ [[DA SVILUPPARE: oggi la pagina copre solo il sito e il modulo di contatto]].

19.4. Per il Consumatore che usa il Servizio per fini personali il DPA non si applica: il Fornitore tratta i dati del Servizio secondo l'informativa privacy per i clienti, solo per fornire il Servizio e con le stesse misure di sicurezza descritte nel DPA [[DA DECIDERE con l'avvocato: qualifica del Fornitore verso il Consumatore]].

Art. 20 – Durata e recesso

20.1. Il contratto dura un Periodo e si rinnova secondo l'art. 8.

20.2. Il Cliente può recedere in ogni momento con la disdetta dell'art. 8.

20.3. Recesso del Consumatore. Il Consumatore può recedere senza motivo entro 14 giorni dalla conclusione del contratto, nei modi e con gli effetti descritti nel documento «Recesso, disdetta e rimborsi», che fa parte del contratto:

• con la funzione di recesso: nel pannello, in Impostazioni › Piano e fatturazione, il pulsante «Recedere dal contratto qui» e poi «Conferma recesso»; oppure, senza accedere al pannello, alla pagina https://app.stg.qmail365.com/recesso-online [[DA SVILUPPARE: funzione dell'art. 54-bis Cod. Consumo, obbligatoria per i contratti conclusi dal 19 giugno 2026, oggi assente]];
• oppure con una dichiarazione esplicita, anche con il modulo tipo, inviata a info@qmail365.com o a virtualsolution@pec.it.

Registriamo la dichiarazione con la data e l'ora in cui la riceviamo e mandiamo subito la ricevuta su Supporto durevole. Nel termine di 14 giorni non si conta il giorno della conclusione; se l'ultimo giorno è sabato, domenica o festivo, il termine scade alla fine del primo giorno lavorativo successivo.

Durante la prova gratuita il recesso non costa nulla. Se il Consumatore ha chiesto espressamente di iniziare subito il servizio a pagamento, deve solo la parte del canone per il servizio fornito fino al recesso; se non l'ha chiesto, il primo addebito avviene dopo la fine del periodo di recesso e non deve nulla. Rimborsiamo il resto entro 14 giorni dalla dichiarazione, con lo stesso mezzo di pagamento. Dopo il recesso l'invio di posta si ferma, mentre caselle, calendari e contatti restano leggibili per 30 giorni per esportarli gratuitamente in formati di uso comune (art. 21.3).

20.4. Recesso del Fornitore. Possiamo recedere con un preavviso di almeno [[DA DECIDERE: 60/90]] giorni, comunicato su Supporto durevole. Rimborsiamo la parte del canone pagata e non goduta e garantiamo il periodo di transizione e di recupero dell'art. 21.

20.5. Risoluzione. Possiamo risolvere il contratto con comunicazione scritta:

• per mancato pagamento oltre 90 giorni (art. 10);
• per una grave violazione dell'art. 12 non rimossa entro [[DA DECIDERE: N]] giorni dalla contestazione, o non rimediabile (ad esempio diffusione di materiale pedopornografico o malware).

Anche in questi casi si applica l'art. 21, salvo un diverso ordine dell'autorità.

Art. 21 – Fine del contratto: passaggio ad altro fornitore, esportazione e cancellazione

21.1. Dati esportabili. Il Cliente può portare presso un altro fornitore, con interfacce e formati standard:

• la posta e le cartelle, con IMAP;
• calendari e contatti, con CalDAV e CardDAV (formati iCalendar e vCard);
• i file grandi ancora attivi, scaricandoli;
• l'archivio legale, con l'esportazione firmata (EML con metadati, impronte e manifesto firmato).

Non sono esportabili, perché propri del Fornitore o di sola sicurezza: le configurazioni interne della piattaforma, i modelli antispam, le copie di sicurezza, il registro delle attività del Fornitore [[DA DECIDERE con l'avvocato: elenco esaustivo dei dati esclusi, art. 25(2)(e) Reg. UE 2023/2854; esportazione di regole, filtri, alias e registro di consegna]].

21.2. Richiesta di passaggio. Il Cliente può chiedere il passaggio ad altro fornitore o la sola esportazione in ogni momento, senza preavviso, con la disdetta o scrivendo a info@qmail365.com. Il Fornitore non applica costi per il passaggio o l'esportazione.

21.3. Transizione e recupero. Dalla fine del contratto:

• per 30 giorni di transizione il Servizio resta accessibile per completare il passaggio, almeno in lettura (IMAP, CalDAV, CardDAV) [[DA DECIDERE: con o senza invio]], e prestiamo ragionevole assistenza. Se per motivi tecnici 30 giorni non bastano, lo comunichiamo entro 14 giorni lavorativi dalla richiesta e il periodo si allunga fino a 7 mesi;
• seguono almeno 30 giorni per recuperare i dati.

Dopo il recesso del Consumatore (art. 20.3) la transizione dura 30 giorni, in sola lettura e con l'esportazione gratuita in formati di uso comune; poi si applica l'art. 21.4.

[[DA SVILUPPARE: oggi alla fine del Periodo il tenant viene sospeso e l'accesso si ferma subito, mentre la posta in arrivo continua a essere accettata senza limite di tempo; serve una modalità di transizione in sola lettura e una regola sulla posta in arrivo dopo la fine]]

21.4. Cancellazione. Al termine del periodo di recupero, oppure prima su richiesta scritta del Cliente, avviamo la cancellazione entro [[DA DECIDERE: N]] giorni. La cancellazione definitiva avviene 30 giorni dopo l'avvio della procedura; fino ad allora si può annullare in caso di errore. Riguarda: caselle e posta, calendari e contatti, alias, domini e chiavi DKIM, file grandi e Documenti (con la distruzione delle chiavi di cifratura), credenziali e utenti. Resta una traccia minima dell'account (identificativo, nome e date). [[DA SVILUPPARE: oggi la procedura parte solo su richiesta di un operatore della piattaforma]]

21.5. Dopo la cancellazione definitiva restano solo, fino alla loro scadenza:

• le copie di sicurezza, al massimo per 12 mesi;
• il registro di consegna, per il periodo di conservazione impostato (da 30 a 365 giorni) [[DA DECIDERE con l'avvocato: coordinamento con l'art. 132 del Codice privacy]];
• il registro delle attività, per [[DA DECIDERE: 400]] giorni, salvo le registrazioni che servono a impedire il ripristino di dati già distrutti;
• i dati necessari per obblighi fiscali e di legge, come fatture e anagrafica del contratto;
• l'archivio legale, fino alla scadenza della conservazione scelta, poi cancellato; non si può cancellare prima.

21.6. Dopo la cancellazione definitiva i dati non sono più recuperabili. Su richiesta confermiamo per iscritto la cancellazione.

21.7. Accesso delle autorità di Paesi terzi. Le informazioni sulla giurisdizione dell'infrastruttura e sulle misure contro l'accesso non autorizzato di autorità di Paesi extra UE sono pubblicate su [[DA SVILUPPARE: pagina, art. 28 Reg. UE 2023/2854]].

Art. 22 – Responsabilità

22.1. Il Fornitore risponde dei danni causati da propria colpa o dolo nell'esecuzione del contratto, nei limiti di questo articolo.

22.2. Clienti professionali. Salvo dolo o colpa grave, salvo la violazione di norme di ordine pubblico e salvo i casi in cui la legge non consente limiti:

• la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata a [[DA DECIDERE: tetto, ad es. canoni pagati negli ultimi 12 mesi]];
• sono esclusi i danni indiretti, il mancato guadagno e la perdita di affari;
• per l'indisponibilità del Servizio, se è previsto uno SLA, i crediti di servizio dell'art. 11.2 sono l'unico rimedio.

22.3. Consumatori. Le limitazioni dell'art. 22.2 e la manleva dell'art. 22.5 non si applicano. Restano tutti i diritti di legge, compresi quelli sulla conformità del servizio digitale (artt. 135-octies e seguenti del Codice del Consumo, art. 11.7). [[DA VERIFICARE con l'avvocato: paragrafi per i Consumatori degli artt. 19.4, 20.4, 22 e 25]]

22.4. Il Fornitore non risponde, salvo propria colpa:

• dei contenuti inviati o conservati dal Cliente e dagli Utenti;
• dei danni causati da credenziali custodite male o da violazioni dell'art. 12;
• dei malfunzionamenti di reti e servizi di terzi fuori dal suo controllo, come la rete del Cliente o i server dei destinatari.

22.5. Il Cliente professionale tiene indenne il Fornitore dalle pretese di terzi causate da una propria violazione dell'art. 12.

22.6. Restano ferme le responsabilità verso gli interessati previste dall'art. 82 GDPR.

Art. 23 – Proprietà intellettuale

23.1. Software, marchi e documentazione del Servizio restano del Fornitore o dei suoi licenzianti. Il Cliente ha un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile per la durata del contratto.

23.2. I dati e i contenuti del Cliente restano del Cliente. Il Fornitore li usa solo per fornire il Servizio, secondo il DPA o l'informativa.

23.3. Addestramento dei modelli antispam: [[DA DECIDERE con l'avvocato: se e come usare i dati dei Clienti, anche aggregati o le sole segnalazioni spam/non spam, per addestrare i modelli antispam; fino alla decisione: non li usiamo]].

Art. 24 – Rivenditori

24.1. Se il Servizio è acquistato da un Rivenditore, il contratto, i prezzi, la fatturazione e il supporto di primo livello sono gestiti dal Rivenditore. Queste condizioni regolano il rapporto con il cliente del Rivenditore solo se il Rivenditore le richiama. La Politica di uso accettabile vale comunque per tutti gli Utenti della piattaforma.

24.2. Il Rivenditore può mostrare il proprio marchio su pannello, webmail e pagine di download.

24.3. Se un Rivenditore viene sospeso, i suoi clienti continuano a usare le proprie caselle. [[DA DECIDERE: cosa succede ai clienti se il contratto del Rivenditore cessa]]

24.4. I rapporti con i Rivenditori sono regolati da un contratto separato [[DA DECIDERE: catena dei DPA cliente → Rivenditore → Fornitore]].

Art. 25 – Modifiche al Servizio e alle condizioni

25.1. Possiamo aggiornare il Servizio per motivi validi: sicurezza, evoluzione tecnica, obblighi di legge, nuove funzioni. Ogni aggiornamento mantiene le funzioni essenziali del Piano acquistato e non comporta costi per il Cliente.

25.2. Una modifica che peggiora in modo non marginale il Servizio, i prezzi o queste condizioni è comunicata su Supporto durevole all'Amministratore con almeno [[DA DECIDERE: 30]] giorni di anticipo, indicando il contenuto, la data di effetto e il diritto di recedere.

• Il Cliente professionale può recedere senza costi prima che la modifica abbia effetto.
• Il Consumatore può recedere senza costi entro 30 giorni dal ricevimento dell'avviso o, se successiva, dalla data della modifica (art. 135-vicies semel Cod. Consumo).

In entrambi i casi rimborsiamo la parte del canone non goduta. Le variazioni di prezzo valgono solo dal Periodo successivo all'avviso.

25.3. Le modifiche imposte dalla legge o dall'autorità valgono dalla data richiesta, con le stesse comunicazioni quando possibile.

25.4. Le versioni di queste condizioni sono datate, archiviate e pubblicate anche in un formato leggibile da macchina [[DA DECIDERE: formato, ad es. HTML strutturato e Markdown]].

Art. 26 – Comunicazioni, punti di contatto e accessibilità

26.1. Comunichiamo con il Cliente all'indirizzo email dell'Amministratore e nel pannello. Il Cliente ci scrive a info@qmail365.com o virtualsolution@pec.it.

26.2. Punto di contatto per gli utenti (art. 12 Reg. UE 2022/2065): info@qmail365.com, gestito da persone, in italiano e in inglese.

26.3. Punto di contatto per le autorità (art. 11 Reg. UE 2022/2065): [[DA DECIDERE: indirizzo dedicato]], in italiano e in inglese. [[DA VERIFICARE con l'avvocato: stabilimento designato per gli ordini europei di produzione e conservazione, Reg. UE 2023/1543 e D.Lgs. 216/2025]]

26.4. Le richieste delle autorità di accesso ai dati sono gestite secondo la legge. Quando la legge lo permette, avvisiamo il Cliente.

26.5. Il Fornitore è una microimpresa e non è soggetto agli obblighi del D.Lgs. 82/2022 sui requisiti di accessibilità dei servizi; progettiamo comunque pannello e webmail secondo le linee guida WCAG 2.1 di livello AA. Le informazioni sull'accessibilità del sito sono su https://stg.qmail365.com/accessibilita/.

Art. 27 – Legge applicabile e foro

27.1. Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per il Consumatore restano le tutele inderogabili della legge del Paese in cui risiede.

27.2. Clienti professionali: per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di [[DA DECIDERE: città]].

27.3. Consumatori: è competente il giudice del luogo di residenza o domicilio del Consumatore.

27.4. Per i reclami il Consumatore può scrivere a info@qmail365.com; rispondiamo per iscritto. [[DA DECIDERE: organismo ADR a cui il Fornitore aderisce, oppure dichiarazione che non aderisce (art. 141-sexies Cod. Consumo); proposta: dichiarazione di non adesione]] Il Consumatore residente in un altro Stato dell'Unione europea può rivolgersi anche al Centro europeo dei consumatori del proprio Paese (rete ECC-Net).

Art. 28 – Disposizioni finali

28.1. Se una clausola è nulla, le altre restano valide.

28.2. Il Cliente professionale non può cedere il contratto senza il nostro consenso. Noi possiamo cederlo a una società che subentra nel Servizio, con preavviso al Cliente, che può recedere senza costi.

28.3. Queste condizioni esistono in italiano e in inglese. In caso di contrasto prevale la versione italiana, salvo che la versione inglese sia più favorevole al Consumatore.

Art. 29 – Clausole da approvare specificamente (solo per i Clienti professionali)

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Cliente professionale approva specificamente queste clausole:

• art. 2.3 (prevalenza dei documenti);
• art. 6.3 (prosecuzione automatica della prova come abbonamento a pagamento);
• art. 8.1 e 8.2 (rinnovo automatico e termine di disdetta);
• art. 8.4 (nessun rimborso);
• art. 9.2 (riduzioni senza rimborso);
• art. 10 (sospensione e risoluzione per mancato pagamento e contestazione dell'addebito);
• art. 11.2 (crediti di servizio come unico rimedio);
• art. 14 (sospensione da parte del Fornitore);
• art. 20.4 e 20.5 (recesso e risoluzione del Fornitore);
• art. 21.4–21.6 (cancellazione dei dati);
• art. 22.2, 22.4 e 22.5 (limiti di responsabilità e manleva);
• art. 25 (modifiche unilaterali);
• art. 27.2 (foro esclusivo);
• art. 28.2 (divieto di cessione);
• Politica di uso accettabile, artt. 9.4 e 9.8 (misure senza preavviso, nessun rimborso);
• accordo sul trattamento dei dati, art. 18.2 (limiti di responsabilità).

Modalità di approvazione: [[DA DECIDERE con l'avvocato: firma elettronica con codice monouso (OTP) in un passaggio separato del checkout, con prova conservata (testo approvato, versione, data e ora, indirizzo verificato), dopo Cass. ord. 20945/2026; oggi non è implementata e il solo flag dell'ordine non basta]].